Para centrar tus esfuerzos de manera eficiente es necesario definir un orden, marcar aquello que consideres prioritario y así centrarte en lo que más valores. Para ello nos guiaremos de la receta que aplicaba una de las personas referentes a nivel mundial en este sentido,Dwight ‘Ike’ Eisenhower, que llegó a ser general en jefe de las tropas aliadas durante la Segunda Guerra Mundial, llevando a su mando el desembarco de Normandía, y posteriormente presidente de los EE.UU.
“Nueve de cada diez oportunidades que me ha dado la vida las he provocado yo”. Eisenhower
En una entrevista de la Revista Fortune le preguntaron cuál era su secreto. Lo dibujó en un gráfico, donde el eje de abscisas representaba la importancia que le daba a los asuntos que le proponían, y situaba en el eje de ordenadas la urgencia en resolverlos:
Cuadrante de Eisenhower: Importante - Urgente
Ejercicio: Gestión del tiempo
Con este ejercicio puedes trabajar tu capacidad de establecer prioridades, aplicándolo concretamente en el aprovechamiento de tu tiempo. Trata de hacerlo lo más real posible, utilizando para ello las cosas que tienes que hacer en tu trabajo, en tu vida personal o utilizando ambas, y sigue las instrucciones a continuación.
1. Anota todas las tareas que realizas, cada una de ellas en un post-it diferente. Una reflexión que puede surgir debido a ello es, ¿a qué dedicas tu tiempo? Parece una pregunta obvia, pero en muchas ocasiones damos por sentadas cosas que no deberíamos. Plantéatelo si quieres de otra manera, ¿te reconforta lo que haces?
2. Revisa si hay alguna tarea que deberías quitar. Para ello es útil que te cuestiones: a) si el ejercicio lo planteaste en un contexto exclusivamente profesional, ¿te pagan para hacer todo eso? b) si fuese una temática personal, ¿de cuáles obtienes satisfacción (económica, emocional, etc.)?
3. Valoración Importante/Urgente. En cada post-it, indica la importancia y la urgencia de cada tarea. La manera de hacerlo es mediante una fracción en la que el numerador sea la importancia y el denominador la urgencia, valorados ambos del 0 al 9 cada una. Ejemplo: un 0/9 significa que esa tarea la consideras “nada importante” y “totalmente urgente”, mientras que un 8/2 es “muy importante” y “poco urgente”.
4. Situar cada post-it en un gráfico en el que se represente el nivel de urgencia en el eje de abscisas (horizontal) y el grado de importancia en el eje de ordenadas (vertical). Eso sí, no pueden coincidir las puntuaciones de distintas tareas, por lo que tendrás que “negociar contigo mismo” las valoraciones y recolocar los post-it en el gráfico, lo que a su vez puede provocar cambios de otras tareas. Con este paso puedes reflexionar sobre tu capacidad de establecer prioridades y de tu flexibilidad ante el cambio.
5. Profundiza sobre el concepto Importante. Revisa todas las tareas mirándolas de arriba a abajo. ¿Realmente están bien situadas y colocaste en la parte superior las que son más importantes para ti o para tu trabajo? Si tienes dudas en la ubicación de algunas puedes guiarte con las siguientes preguntas: dentro de una semana, ¿recordarás este asunto? ¿Y dentro de un año?
La urgencia ensucia a la importancia: A todos nos ha sucedido que hemos estado desbordados de actividades o tareas y al cabo de unos días nos preguntan qué hemos estado haciendo y no recordamos algunas de las que nos quitaron mucho tiempo. Si fueran verdaderamente importantes seguro que no las olvidarías. Plantéatelo, si lo prefieres, hablando en tercera persona: ¿Se hablará de esto dentro de un tiempo? Para el caso de que fuese una temática exclusivamente laboral podrías preguntarte ¿me toca a mí decidirlo? O también, ¿puede hacerlo otra persona?
6. Reflexiona sobre lo que es Urgente para ti, y si realmente debería serlo. Revisa en esta ocasión las tareas comparándolas de izquierda a derecha y cuestiónate si has ubicado a la derecha las que verdaderamente son más urgentes. Puedes apoyarte en preguntas como: Si no lo haces ahora, ¿qué pasaría? Si llevas tiempo aplazando algunas tareas, ¿es éste el momento de abordarlas?
7. El cuadrante de Eisenhower. Tras haber trabajado con tus tareas pendientes y haberlas reordenado según su importancia y urgencia, estás en las condiciones óptimas para tomar mayor perspectiva del significado de Agenda, Delegar, Papelera y ¡Hazlo! Observa a continuación cómo organizaba su tiempo Eisenhower:
Todas las tareas que era importante que hiciese, dado que tenía muchas responsabilidades, les reservaba un espacio en su agenda: les daba el tiempo necesario para tratarlos como correspondía. La clave de este cuadrante de Anotar en la AGENDA reside en tu capacidad de
organización realista del tiempo: es vital que cumplas tus compromisos; no importa tanto cuántos seas capaz de hacer, sino que termines los que te propusiste hacer para que ello no suponga tener que cambiar la agenda de días siguientes.
Un aspecto que debemos tener en cuenta es que podemos caer en la dejadez con estas tareas, ya que aunque son importantes no son urgentes, y es común aplazarlas hasta que ya sean urgentes, con lo que terminamos por afrontarlas superficialmente, deprisa y corriendo. La prevención, la preparación, la planificación, el establecimiento de relaciones-sinergias o la organización no son urgentes pero sí muy importantes, son la clave para ejercer un buen liderazgo: tener un sentido claro de lo que se quiere conseguir alinea perfectamente las prioridades, con lo que la gestión del tiempo es mucho más eficiente.
Lo opuesto lo encontramos en el cuadrante DELEGAR, que Eisenhower también lo utilizaba con maestría: no sólo hay que saber qué tareas encargar a otras personas, sino cómo hacerlo, es decir, a quién y cuándo principalmente. Para eso también hace falta una cierta planificación: ¿la persona que va a realizar la tarea está formada y tiene experiencia? ¿Tiene los recursos necesarios? Etcétera. ¿Conoces quiénes son tus “aliados”, todas las personas o cosas que dispones para hacer cada proyecto?
No podemos ignorar el cuadrante Tirar a la PAPELERA, en el que se agrupan todas las tareas que ni son urgentes ni importantes. Debemos tenerlo presente especialmente cuando tenemos suficientes labores como para no poder perder tiempo en asuntos irrelevantes. ¿Cuántas veces nos ocurre que le dedicamos tiempo a leer correos electrónicos, reuniones interminables, etc., teniendo retrasados trabajos importantes? A todos esos quehaceres prescindibles se los suele denominar ladrones de tiempo.
Finalmente, queda por comentar el cuadrante ¡HAZLO! Imagina por un momento que te dedicas en exclusiva a los asuntos que son verdaderamente importantes para ti o para tu organización, ¿cómo vivirías cada momento? En este punto está lo que Eckhart Tolle llama El Poder del Ahora : estar en el presente, tener tu consciencia en lo que estás haciendo.
A todos nos ha pasado que estamos en un lugar y pensando en otro; surgen frases como “no debería estar aquí, no voy a tener tiempo para hacer aquello otro”, y luego cuando estás con esa otra cosa más importante te quedas con la intranquilidad de “dejé la otra tarea a medio hacer”. Si no está de tu mano, porque tus superiores te han obligado a hacerlo, coméntalo; informa de lo que te sucede, di que no tienes tiempo para hacerlo todo; busca soluciones en lugar de lamentarte, porque eso último también te está quitando el tiempo de ese momento, y el reloj no deja de moverse.
En torno a esta idea puede surgir una duda: ¿es posible compaginar el vivir el momento presente con tener definido en una agenda qué vas a hacer en cada momento? Dicho así, parece que son valores contradictorios: estructura rígida o pautada vs. flexibilidad o creatividad. En cambio, no debes mirar la agenda como si fuese un dictador que dirige tu rumbo y te esclaviza. Recuerda que eres tú quien la defines, y al igual que añades tareas laborales, deberías tomarte muy en serio poner tareas de ocio, de descanso, etc., y cumplirlas con el mismo compromiso y responsabilidad. Estamos hablando de tu salud y de disfrutar de tu vida, ¿para cuándo las vas a dejar?
Y toma como ejemplo a Eisenhower y temporaliza tu agenda de manera realista. No te cargues de tareas que sabes que no vas a poder hacer por falta material de tiempo, ni te pongas un ritmo que va a estresarte más que a ayudar a equilibrarte. Si vas a comenzar una nueva tarea necesitarás un tiempo de adaptación, no pretendas funcionar como un experto desde el principio; diseñar tu agenda también te supondrá un periodo de aprendizaje.
Es muy útil fijar fechas de finalización de las tareas, que te permitirá concretar la materialización de cada proyecto. Éstas deberán ser a corto o medio plazo, y si son proyectos muy duraderos es recomendable que busques algún tipo de indicador o de metas parciales que sí se cumplan en menos tiempo, para poder tener así una pauta de seguimiento que te permita comprobar que estás cumpliendo con lo previsto.
8. Cuatro tareas para el mismo momento. En este último apartado tienes un ejercicio con el que poner en práctica el Cuadrante de Eisenhower y tomar decisiones a cerca de establecer prioridades.
Las cuatro tareas que han coincidido en el mismo momento y que, por tanto vas a tener que ordenar, son las siguientes:
a) Atender el problema de un amigo al que le diste tu palabra de ayudarlo
b) Asistir a una reunión de trabajo en la que se juega el futuro de la empresa
c) Ir al cumpleaños de tu hijo
d) Disfrutar de tu afición favorita (un concierto, un partido de tu deporte, etc.)
¿Cuál haces, cuál anotas en la agenda, cuál delegas y cuál tiras a la papelera? No existe un resultado correcto y otro erróneo; éste no es un ejercicio “trampa” en el que hay una resolución sorpresa para cogerte desprevenido. Una conclusión evidente a la que podrás llegar una vez hayas elegido es que tu situación (personal y laboral) te influirá y definirá un determinado orden de preferencias u otro; así, observarás que en distintas épocas de tu vida has elegido de una cierta manera. Pero no te quedes en lo superficial y cuestiónate: ¿en que te apoyas para establecer tu elección?
El objetivo de este ejercicio es hacerte reflexionar. Trabajándotelo generarás una comprensión más integral de cómo utilizas tu tiempo, floreciendo inesperadamente los valores o principios que más peso otorgas en cada faceta de tu vida. Sería una buena idea que anotaras todos los valores que surgen de ese trabajo, seguro que te sorprende ver que muchos de ellos coinciden.
Yendo un poco más allá, también podrás darte cuenta del cambio que has ido teniendo a lo largo de los años y sobre las diferencias existentes entre las personas que conoces, pudiendo concluir en la gran relatividad de los conceptos de Importancia y Urgencia.
Y
¿qué hacer cuando entren en conflicto varias tareas en el mismo momento? Si actúas acorde a tus principios te ganarás el respeto de las personas, porque sabrán que cuando les dediques tu tiempo vas a hacerlo, y si consideras que toca a otra cosa/persona tendrán que aceptar que puede haber cosas más urgentes e importantes para ti en determinados momentos. Habrá gente que no lo entienda, es el precio a pagar por tomar las riendas de tu vida, por decidir qué hacer con tu tiempo.
Por consiguiente, volvemos a abordar la importancia del aquí y el ahora: Lo único que posees es tu tiempo, todo lo demás está, en el mejor de los casos, en usufructo. Tú eres el que decides qué hacer con tu tiempo; asume las consecuencias de tus actos. En lugar de quejarte de lo que haces o dejas de hacer, busca alternativas y actúa. No actuar también es una decisión, y en ocasiones puede ser la más acertada; por eso debes permitirte reflexionar y evaluar qué camino vas a tomar.
“No podemos elegir cómo vamos a morir o cuándo vamos a hacerlo. Sólo podemos decidir cómo vamos a vivir”. Joan Baez
En resumen, esta práctica quiere transmitirte que desde los conceptos de Importante y Urgente que tengas en cada momento podrás establecer unas pautas con las que guiarte para establecer prioridades. La técnica ‘Getting Things Done‘ puede ser un gran complemento a esta herramienta ya que va dirigida a cómo establecer un procedimiento de trabajo; los pasos que define son cinco: recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer.
Autor:
Adrián Polegre González. Publicado el Jueves 25/11/2010.
